Informatização e a melhora na gestão da pequena empresa

    Cerca de 95% das empresas brasileiras são micro e pequenas empresas (MPE), segundo dados do IBGE, porém quase tudo que se fala quanto a administração de empresas, incluindo a informatização, se refere à realidade das grandes empresas, em especial as industriais. Provavelmente isso acontece porque as receitas das MPEs não seguem a mesma proporção da quantidade de empresas, representando apenas cerca de 20% de toda a receita gerada. Assim, menos dinheiro, menos pessoas envolvidas com consultorias, menos grandes empresas de software interessadas, menos conhecimento gerado.

    Até é possível encontrar algum material sobre como melhorar a administração das pequenas empresas, mas, em geral, eles são criados por pessoas formadas com a visão de administração das grandes empresas, que é a visão reinante no meio acadêmico.  Com certeza são conhecimentos muito valiosos, que tem tornado as empresas cada vez mais produtivas, porém o problema é tentar adaptar as práticas administrativas, executadas por diversos especialistas, para a realidade das MPE, onde muitas vezes o proprietário é o único responsável por diversas funções.

    Por outro lado os micro e pequenos empresários não podem usar como desculpa a falta de tempo e deixar de lado a busca de uma gestão profissional. Começar ou manter um negócio sem nenhum conhecimento de gestão é um tanto arriscado, basta ver as altissimas taxa de mortalidade das MPEs brasileiras. O empresário da micro e pequena empresa deve sempre tentar se aprimorar na gestão, através de cursos, livros ou entidades como o Sebrae, que fornece um amplo serviço de apoio aos empreendedores, principalmente para aqueles que ainda estão pensando em abrir um negócio. 

    Os sistemas gerenciais podem ser um dos principais aliados do empresário, na tentativa de reduzir essa diferença existente na qualidade e abrangência da gestão entre empresas com melhor estrutura e as MPEs. Acredito que só a utilização de sistemas informatizados poderão trazer maior produtividade para as MPEs, aumentando a taxa de sucesso dessas empresas que são as maiores geradoras de emprego para o país.

    Esses sistemas, ou softwares, trazem encapsulados em seu código parte da complexidade da gestão, assim anos e anos de conhecimento podem estar implementados em funções embutidas no software. O empresário tem apenas que ter conhecimentos básicos da teoria, principalmente ele tem que saber o que existe de ferramentas e qual o retorno que ele pode obter delas. Deve saber quais os principais indicadores, e o que fazer com eles, mas não precisa saber em detalhes como eles são calculados.
   
    Vou dar um exemplo para deixar tudo mais claro: peguemos a pesquisa de satisfação dos clientes, que sempre é colocada como uma das coisas mais importantes que uma empresa deve fazer. 

    Bom, sem dúvida que é importante, na verdade é o que há de mais importante para a gestão da empresa, já que a empresa só existe se estiver satisfazendo adequadamente as necessidades dos clientes. No entanto normalmente não se fala no trabalho e custos envolvidos nessa atividade de pesquisa. Os livros ou professores simplesmente dizem que isso é necessário, mas quem tem conhecimento e recursos para isso? Em geral não as MPEs.

    Contratar uma empresa para fazer esse serviço provavelmente estará fora do orçamento disponível de qualquer pequena empresa, ainda mais das micro-empresas. Tentar fazer por conta própria só é possível em empresas que tem a presença do cliente em seu estabelecimento, como no caso dos varejos, porém o máximo que será possível fazer é uma caixinha de sugestões, que pode ser muito útil, mas não permite análises mais apuradas, com cruzamento de dados e históricos, ao menos não de forma automática, o que já começa a entrar no problema da falta de pessoal e tempo.

    Já com um sistema informatizado a empresa pode enviar pesquisas diretamente para o e-mail dos clientes, que pode responder pelo computador com as informações indo de forma on-line para o sistema da empresa. Assim ela vai ter as respostas planilhadas e cruzadas automaticamente, sem nenhum esforço e sem a necessidade de conhecimentos como estatísticas. Como a pesquisa pode estar ligada à compra que o cliente fez, que por sua vez está ligada ao vendedor que realizou a venda, o sistema poder informar quais vendedores tiveram o atendimento bem avaliado pelos clientes, pode apresentar quais vendedores estão melhorando e quais estão piorando, qual a evolução da nota geral que a empresa recebe dos clientes, entre outras informações difíceis de se obter de forma manual.

    Assim como esse exemplo há diversos outros recursos de software que uma MPE poderia utilizar, como saber qual o momento de repor os estoques de uma mercadoria, e a quantidade ideal. Esses conceitos de compra envolvem alguns cálculos complexos, mas no caso de uma pequena empresa um sistema já pode fazer um bom trabalho, mesmo sem uma equipe de compras com conhecimentos avançados.

    Portanto vejo na informática o caminho mais curto para as MPEs poderem atuar com uma gestão mais profissional, mesmo sem terem tantos especialistas disponíveis, como no caso das grandes empresa. Claro que não estou defendendo que sistemas podem substituir totalmente a experiência humana, ou que no futuro as empresas não terão necessidades de gerentes financeiros ou de vendas. Quando a empresa crescer o suficiente para ter mais funcionários ela deve sim investir em especialistas das diversas áreas da gestão, mas enquanto a opção é ter um sistema fazendo parte do que um gerente  poderia fazer, ou não ter nada, acho que os sistemas são uma ótima solução.

Paulo Azevedo