O fim da NF-e 2.0 está próximo. Sua empresa já está preparada?

Até o final de novembro, todas as empresas que emitem NF-e precisam se adaptar ao novo layout 3.1 da Nota Fiscal Eletrônica

De acordo com nota técnica 2013.005 emitida em julho de 2013, o layout 2.0 da NF-e que está em vigor desde 2010, será descontinuado em primeiro de dezembro de 2014. A partir desta data, somente serão validadas as notas fiscais transmitidas usando o novo layout 3.1. Este novo layout traz mudanças de layout e novos requerimentos técnicos.

Há menos de 60 dias do fim do prazo, muitos empresários de pequenas e médias empresas ainda não se adequaram a essa realidade e precisam atualizar seus softwares, para que não sofram prejuízos com a interrupção no faturamento.

O software Advanced Business ERP é um sistema de gestão especializado em PMEs e que está 100% de acordo com as novas exigências, além de permitir controlar e integrar todas as etapas do negócio: vendas, faturamento, compras, estoques, produção, etc. Voltado para companhias com estruturas enxutas, traz facilidades como o maior número de informações no menor número possível de telas.

Além disso, o software otimiza o uso das informações geradas pelo sistema ao enviar alertas inteligentes para os usuários. Estes são tanto lembretes para entrar em contato com um comprador frequente que anda sumido, por exemplo, quanto sugestões para reposição de estoque. Uma novidade são os alertas operacionais, que ocorrem dentro do próprio sistema. O dispositivo serve para mostrar ao usuário que aquela movimentação pode ser inadequada. No caso de um cliente que costuma atrasar pagamentos e faz uma compra acima da média, por exemplo, o sistema avisa ao usuário que há risco de inadimplência.

Essas funcionalidades ajudam a dar inteligência ao sistema e tornam o acesso às informações mais fácil. Empresas grandes tem pessoas especializadas em monitorar esses dados, já em negócios menores, muitas vezes estas informações acabam esquecidas.

A importância das cópias de segurança (backup)...

Há muitas empresas que não possuem o hábito de fazerem cópias de segurança (backup) regularmente, correndo um sério risco de perderem informações importantes e fundamentais para o gerenciamento da empresa e até mesmo arquivos que são utilizados no dia à dia, causando transtornos muitas vezes irrecuperáveis dependendo do caso.

Os dados atualmente utilizados pelas empresas são muito valiosos ou até mais que seu próprio patrimônio. O backup existe como forma de previnir que os arquivos sejam apagados acidentalmente, seja por falha física, ou por falha humana, visando garantir a integriadade dos dados, de configurações, bancos de dados, arquivos de usuários, etc.. Isso se faz através do uso de ferramentas para auxiliar no gerenciamento de backup assim como elaboração de rotinas de cópias de segurança para o ambiente em questão.

Para garantir que o backup seja realizado à contento, algumas perguntas devem ser observadas e respondidas:

1. O que precisa ser copiado?

É fundamental definir quais arquivos, pastas, computadores que precisam ter cópias de segurança. Normalmente planilhas e documentos de controle, bancos de dados de softwares que a empresa utiliza para operar, como é o caso do banco de dados do software da ADV Tecnologia, arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas que, por lei, devem ser guardados pelo tempo previsto em legislação vigente (atualmente 5 anos), entre outros arquivos que a empresa precisa definir como fundamentais para sua operação e manutenção de informações importantes.

Sugestão: faça uma lista de todos os arquivos que precisam ser copiados, consultando todos os colaboradores da empresa e crie um documento para que fique bem claro quais os arquivos e em qual lugar eles estão. Ajuda muito manter todos os arquivos num único servidor de arquivos compartilhado via rede, pois fica mais fácil fazer cópias de arquivos que estão em um mesmo local.

2. Quando fazer o backup?

Definidos quais arquivos serão copiados, você deverá definir qual a periodicidade das cópias. Há arquivos, como é o caso de banco de dados de sistemas (inclusive o da ADV Tecnologia), que precisam ser copiados diariamente para não haver riscos de perda de informações. Porém, há outros arquivos que podem ser copiados semanal ou até mensalmente. Isso você precisa definir de acordo com o uso e a importância das informações nele contidas.

3. Como fazer o backup?

Atualmente há inúmeras ferramentas para a realização de backup, que fazem o processo automaticamente ou não, que podem ser instalados em um servidor ou em várias máquinas, que fazem cópias num HD externo, pen-drive ou até mesmo em um servidor na nuvem (on-line), mantendo a cópia de segurança fora da empresa, entre outros.

Sugestão: consulte seu prestador de serviços de infra-estrutura ou responsável pela TI (Tecnologia da Informação) interna, para que ele indique qual é a melhor ferramenta para a realização das cópias de segurança. Caso a empresa não possua um prestador de serviços ou algum responsável interno, é fundamental contratar uma empresa urgentemente para que seja responsável pela infra-estrutura, pois está correndo um sério risco de perder informações importantes.

A ADV Tecnologia disponibiliza gratuitamente uma ferramenta para que você possa fazer o backup única e exclusivamente do banco de dados do sistema. Porém, essa ferramenta é apenas um auxiliador, pois cria um cópia do banco de dados na mesma pasta que ele está e não funciona de modo automático, deve ser iniciado manualmente e copiado para outro local físico. Para saber mais, entre em contato com nossa equipe de atendimento e solicite mais informações.

A ADV Tecnologia não presta serviços na área de infra-estrutura, mas entende que para um bom funcionamento do software, tudo o que se refere à infra-estrutura precisa estar configurado e funcionando perfeitamente para que não haja nenhum tipo de problema ou perda de informações importantes. Assim, nos colocamos à disposição para esclarecimento de dúvidas e indicação de parceiros confiáveis para a Administração da TI de nossos clientes.

Estratégia é para todos

 Pensar em estratégia é algo que costuma passar longe da cabeça dos empresários de pequenas empresas, como se ela fosse uma questão limitada à guerra, ou no máximo a jogadores de xadrez. Provavelmente o termo até tem sua origem na área militar, apesar de nunca ter tido sua aplicação reduzida a apenas esse ambiente.

        Na verdade usar algum tipo de estratégia é mais antigo que a própria fala, e nem se limita a humanos. Quando um animal fica de tocaia a espera da caça, ao invés de sair em busca da mesma, está fazendo uma escolha, ainda que inconsciente. Aqui já temos um exemplo de estratégia, que nada mais é que a escolha bem definida entre diferentes formas de se chegar a um objetivo.

        Vemos assim que todos usam estratégia, o tempo todo, mas de uma forma bem inconsciente, na maioria dos casos. E esse é o ponto onde uma empresa pode conseguir diferenciação competitiva. Assim como uma das grandes diferenças entre o ser humano e outros animais é a enorme variedade de opções conscientes que podemos fazer,  uma empresa que toma ações de forma consciente pode obter vantagens em relação a empresas que dão o popular “tiro no escuro”. Ao conjunto dessas ações conscientes, dentro de uma empresa, podemos chamar de estratégia empresarial.

        Há muitos autores que são considerados gurus da estratégia, entre os mais proeminentes na atualidade estão Michael Porter e Philip Kotler. Ainda que esses autores praticamente só lidem com grandes corporações, onde a estratégia costuma alçar níveis de complexidade impossíveis de uma pequena empresa abarcar, suas idéias estão disseminadas em alguns livros mais simples, como “A arte da estratégia” de Carlos Júlio.

        Porém, mesmo sem fazer grandes estudos, qualquer empresário pode e deve ter alguma estratégia definida, que consiste em refletir sobre algumas situações e fatos, e então tomar atitudes mais sólidas, baseadas em informações.

        As reflexões devem se estender, mas não se reduzem, a política de preços e promoções, qualidade e variedade de produtos, concorrência, custos de operação, lucratividade, conhecimento das necessidades dos clientes e, principalmente, a satisfação dos clientes e funcionários, este último normalmente esquecido, mas de suma importância, afinal uma empresa é a soma de todos os seus funcionários.

        Um gestor pode se sentir intimidado pela gama de assuntos que ele deve dominar, principalmente em pequenas empresas onde ele é o faz tudo e ainda pedimos para que ele seja o pensa em tudo, no entanto não há como fugir dessa realidade, que pode inclusive ser uma das grandes satisfações do empreendedor: a de entender o seu mercado e saber que tem o seu negócio bem gerido.

        Para ajudar nessa tarefa imensa o empresário conta com sistemas informatizados que podem ajudar na seleção das informações mais importante e até em algumas ações, apresentando oportunidades ou alertas de forma bem mais direta do que os antigos relatórios impressos. Nosso novo serviço, o GIL (Gestão + Informação = Lucro) é uma dessas ferramentas que ajudam não só no operacional da empresa, mas também na sua gestão. Em breve postaremos sobre ele.

Crescendo com ajuda do BNDES

            O Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) costuma ser noticiado quando financia grandes obras, como construções de hidrelétricas, porém ele também tem atuado fortemente no apoio a micro e pequenas empresas, sejam da indústria, comércio ou serviços.

            Entre tantas opções a mais comum e mais fácil de se usar é o cartão BNDES pré-aprovado. Com ele o empresário pode adquirir produtos ou serviços de fornecedores previamente credenciadas no BNDES.

Entre as principais vantagens, para a empresa portadora do cartão, estão a possibilidade de comprar com parcelas fixas em até 48 vezes e com juros realmente baixos quando comparados com outras formas de financiamento.  A taxa de juros pode variar, mas tem ficado abaixo de 1%.

A pequena empresa também pode se beneficiar pelo outro lado, como fornecedora. Nesse caso a grande vantagem é poder parcelar sua venda em até 48 meses, mas receber o valor total, de forma garantida, em até 30 dias, reduzindo a necessidade de capital de giro. Ainda conta com divulgação gratuita no portal do BNDES.

A modalidade não é nova, mas apenas recentemente ela vem sendo mais utilizada por pequenas empresas. Além dos juros em queda o aumento de popularidade provavelmente deve-se a um ciclo auto-alimentado, onde mais empresas se cadastram como fornecedoras, levando mais empresas a se afiliarem ao cartão, o que aumenta o interesse das empresas fornecedoras, e assim vai.

Nossa empresa (www.advtecnologia.com.br) tem registrado um aumento relevante nas vendas realizadas dessa forma. No passado as vendas feitas através do cartão BNDES costumavam ser feitas para empresas que ainda não tinham o cartão e se cadastravam por indicação nossa. Atualmente é mais comum vendermos para empresas que já tem o cartão.

Como o processo de requisição pode demorar alguns dias, e para o portador do cartão não é cobrada anuidade, é interessante se afiliar mesmo não tendo nenhuma aquisição em vista. Já com o fornecedor pode haver uma pequena taxa de afiliação e a taxa de desconto em cada venda, cerca de 2,5%. Mais informações no site do BNDES. 

                                                                                                                                                        

Por Paulo Azevedo.

Resenha: O segredo de Luísa

    São poucos os livros direcionados para a gestão das micros e pequenas empresas e são raros os livros voltados a ajudar um novo empreendedor a seguir o longo caminho entre a idéia e a realização de um novo negócio. O livro "O segredo de Luísa" vai um pouco mais adiante, e podemos dizer que é único, por aliar ótimo conteúdo sobre o assunto com uma maneira inovadora e peculiar de o abordar.

   O autor, Fernando Dolabela, é um entusiasta do empreendedorismo, tendo criado várias programas de educação nessa área, que vão da universidade ao ensino básico, assumindo que empreender pode ser aprendido desde muito cedo. Aqui o autor já mostra uma posição diferenciada, ao acreditar não só que torna-se empreendedor é algo que se aprende, mas que se pode aprender desde cedo.

    A definição de empreender dada por Dolabela é muito mais ampla do que se costuma usar, não se preocupando em ficar reduzida a idéia comum de que se trata de criar empresas. Para ele aprender a empreender é saber como executar ações, buscar objetivos, estar em movimento em busca de um ideal, tudo isso feito de forma apaixonada e ao mesmo tempo precisa. Num país um tanto letárgico, incentivar as crianças a terem sonhos e a criar projetos para realiza-los, pode ser uma das coisas mais importantes para se incluir na educação básica.

    O livro pode ser lido de duas formas: apenas as informações mais didáticas e objetivas ou também como uma ficção, que acompanha as tribulações de uma jovem que se divide entre um futuro seguro e certo como odontologista ou um futuro incerto como empresária. Essa escolha de Luísa reflete o dilema vivido por qualquer pessoa que pretende abrir uma empresa por oportunidade e não necessidade.

    Para alguém que nunca teve uma empresa, a leitura da parte de ficção pode ser muito valiosa, pois apresenta as enormes dificuldades pessoais de se tornar um empresário. Muitos pensam que ser empresário é apenas liberdade de não ter chefe e mais dinheiro no bolso, mas a verdade é que as responsabilidades são muito maiores, e a remuneração pode ser bem menor por um bom tempo. Justamente o aumento da responsabilidade traz vários problemas potenciais, como o estresse e afastamento da família.

    Já nas informações técnicas o leitor tem quase que um passo a passo, um guia na tortuosa viagem entre a concepção de um negócio e a sua concretização. Além de falar sobre as motivações e o perfil de um empreendedor, é apresentado em detalhes como se monta um plano de negócios, ferramenta valiosa, seja na busca de sócios, investidores ou financiamento, seja apenas na melhor estruturação e na validação da idéia. São abordados os conceitos de plano de marketing e financeiro, entre outros, o que inclui fazer perguntas como: Quem será meu cliente? Quantos clientes potenciais o negócio apresenta? Meu produto ou serviço terá aceitação? Aonde e por quanto se vende esse produto? Será economicamente viável? Quanto vou ter de retorno financeiro?

    A lista de perguntas que um futuro empresário deve responder não é pequena, mas dar total atenção a essas perguntas pode aumentar em muito as possibilidades de sucesso do novo negócio. Mesmo para quem já tem uma empresa aberta acredito que o livro pode contribuir para o aprimoramento de sua gestão.

O segredo de Luísa 

Uma idéia, uma paixão e um plano de negócios: como nasce o empreendedor e se cria uma empresa 

Autor: Dolabela, Fernando

Editora: Sextante

Dicas para escolher um bom sistema de gestão entre as opções disponíveis no mercado.

São muitas opções, muitas empresas oferecendo grandes variações do serviço, escolher um entre tantos não é tarefa fácil. Ainda mais se trantando do quanto especifico é o assunto. Antes de adotar qualquer solução tecnológica, deve-se identificar as importantes necessidades da companhia, fazendo um levantamento detalhado da rotina, dos controles paralelos (cadernos, planilhas, folhinhas, controles manuais), revendo os processos, medindo a eficiência e verificando os pontos nos quais há retrabalho.

Seguem as principais observações dos especialistas:

Por onde começar: As metas organizacionais devem estar bem definidas, os problemas osganizacionais e os entendimentos desses problemas devem estar bem focados, os objetivos do desenvolvimento do sistema devem estar bem definidos, a alta-direção e todos os úsuarios devem estar bem envolvidos com o projeto, o desenvolvimento do sistema deve ser realizado co a técnicas já consagradas.

Na hora da compra: As reais necessidades da empresa devem ser determinadas para fazer uma boa análise dos recursos oferecidos pela tecnologia a ser adquirida. O ideal é procurar a assessoria de especialistas em informática para realizar a escolha da melhor arquitetura tecnológica.

Benefícios: Verifique se a aplicação trará benefícios como redução de custos, diminuição no tempo de operações básicas, eliminação de retrabalhos, elevação da eficiência do atendimento aos clientes e aumento de competitividade no mercado.

Usabilidade: Veja se a funcionalidade do produto atende as necessidades da companhia e se ele irá requerer mão-de-obra especializada, treinamentos dos úsuarios, etc.

Enquadramento: As constantes mudanças da legislação tributária obrigam as empresas a realizar rápidas mudanças em seus processos para enquadramento às novas normas. A rapidez exigida nessas mudanças é vital para a manutenção da lucratividade do negócio e da competitividade. Certifique-se de que o produto esteja adaptado à legislação e às regras da área de atuação da empresa.

Garantias e referências: Busque o máximo de referências sobre o produto e a empresa de consultoria que irá realizar a implementação. Informe-se sobre as garantias do produto, principalmente a de atualização. Busque informações com outros usuários para saber como é o atendimento pós-venda do fornecedor. Veja também a abrangência da assistência técnica. Certifique-se de que a linguagem do software é utilizada e aceita de forma abrangente no mercado.

Rastreabilidade: Para a garantia da integridade e segurança das transações, o software deve oferecer condições de rastreabilidade, permitindo aos administradores do sistema identificar qual usuário executou determinada operação.

Integração: É importante que o sistema possa se integrar a outros aplicativos e à internet, permitindo compartilhar informações com outros sistemas.

Relacionamento: A implementação de sistemas de gestão envolve todas as áreas da empresa, direta ou indiretamente, por isso é importante a participação de todos os envolvidos, funcionários e fornecedor.

Implantação: O prazo e o custo de implantação variam de acordo com as necessidades da empresa e os recursos disponibilizados. Exija do fornecedor cronograma detalhado, com definições claras de cada fase de implantação.

Treinamento: Fundamental em um processo de implementação de sistema de gestão, o treinamento deve ser dirigido à empresa visando qualificar os funcionários para aproveitarem todos os recursos oferecidos pelo software.

Preço: Avalie as opções disponíveis no mercado. Nem sempre o produto mais caro é o melhor para as necessidades da empresa. 

 (Informações  via: guiadafarmacia.com.br)

Administração, pequenas empresas e a construção de um novo Brasil - parte II

    Melhorar a gestão das micro, pequenas e médias empresas é ajudar a criar um novo país, com melhor qualidade de vida, maior renda e novas oportunidades para todos. O empreendedor, proprietário de pequenas empresas, deve se sentir orgulhoso de fazer parte do grupo que mais gera empregos no país, principalmente empregos para pessoas menos qualificadas e que tem mais dificuldade de encontrar uma colocação.

    Num país com tantas lacunas a se preencher e muito tempo perdido a se recuperar, empreender é a palavra de ordem. Historicamente muitos tornavam-se empresários no Brasil por necessidade, quase que empurrados pela falta de emprego. O vendedor de farol não deixa de ser um empreendedor, que busca com criatividade uma forma de manter seu sustento.

    O problema desse tipo de empreendimento é que podem gerar mais fatos negativos do que positivos. Primeiro para a sociedade como um todo, principalmente por serem atividades informais, que não contribuem para o custeio do estado, como a rede pública de saúde, mas também por muitas vezes fomentarem crimes maiores, como o contrabando, mesmo que os vendedores em si sejam apenas pessoas simples que buscam o pão de cada dia. Segundo os próprios empresários e funcionários de negócios informais tem o viés negativo da falta de amparo do estado, por exemplo, em caso de doença que o impeça de trabalhar, o funcionário poderá ficar sem nenhuma renda.

    Talvez com o crescimento econômico e a ampla oferta de empregos - o governo já fala em emprego pleno - esse quadro de empresas informais movidas pela necessidade mude para empresas criadas pela oportunidade, que pode ser a de ganhar mais, de ser seu próprio patrão ou de ter maior realização, entre outros motivos.

    Percebo que também começa a ceder a imagem negativa que existia no Brasil com relação a empresas e empresários. Lembro quando criança, e até ainda no colegial, conversas de adultos ou de professores sobre como os proprietários de empresas eram pessoas inescrupulosas que ficavam ricas às custas da exploração dos pobres. Isso pode até ter acontecido muitas vezes, mas o próprio amadurecimento das empresas e o crescimento econômico impede que as empresas tenham essa mentalidade, afinal, em geral, não é para os pobres e miseráveis que elas conseguem vender os seus produtos.

    Essa visão "demonizada" das empresas se aliava a de que os empregos públicos forneciam estabilidade, altos salários e pouco esforço, uma vez entrando para o sistema, o resto era só tranquilidade. Assim, o brasileiro crescia com a imagem de que político é corrupto, empresário é ganancioso e funcionário público é vagabundo, tudo isso sendo uma regra sem exceções, ou seja, ser trabalhador e honesto era coisa de otário.

    Essa visão tem que mudar para que o país possa crescer continuamente. Caso contrário, ficamos presos a uma série de fatalismos, reclamações e esperanças que mantém uma inércia secular e que geram idéias do tipo "O que há de se fazer, o governo não contribui". "Um dia ganho na loteria e fico rico" ou "Tenho fé que melhora".
    
    Os empreendedores das micro e pequenas empresas são justamente as pessoas que saltaram para fora dessa corrente e vão construindo o próprio futuro com seu suor, muitas vezes lutando contra várias forças adversas que para tantos outros trazem a inação. Você que é empreendedor deve pensar na responsabilidade que tem na criação de um novo país, e ter muito orgulho disso.

Paulo Azevedo
CEO - ADV Tecnologia